Heb je soms het gevoel dat er te weinig uren in een dag zitten? Je wilt niet alleen het beste van jezelf geven op het werk. Je wilt ook tijd maken voor je gezin en familie, boodschappen doen, het huishouden bijhouden, facturen betalen etc. Je vrienden heb je al een hele tijd niet meer gezien. En dan zijn er nog die hobby’s … Hoe kun je nu je tijd op een ideale manier besteden? Waar leg je je prioriteiten en hoe begin je hieraan? Ik geef ik je 10 tips voor een beter timemanagement. 

Tip 1: Besef dat je 80% van je resultaten realiseert in 20% van je tijd.

Wist je dat slechts 20% van je werkzaamheden zorgt voor 80% van je resultaten? Onder die 20% vallen dus alle taken die er echt toe doen, je kernactiviteiten. Het is dus van groot belang prioriteiten te stellen in je werkzaamheden. Hoe kan je nu tijd winnen? Door te beslissen (hierover lees je meer bij tip 10)! Dat betekent dat je heel wat focus en concentratie nodig hebt en beter afrekent met alle mogelijke afleidingsmaneuvers. Of dat je heel wat tijd verspilt aan onbelangrijke zaken. 

Tip 2: Doe 1 taak tegelijk en maak taken af.

Er bestaan verschillende vormen van multitasken, maar de conclusie die we kunnen trekken is dat taakwisseling het tempo vertraagt en de kwaliteit van je denkwerk niet ten goede komt. Bij het schakelen tussen taken, want dat is wat multitasken in werkelijkheid is, heb je een enorm verlies aan tijd, geheugen, kwaliteit en energie. Dus probeer te ontsnappen aan multitasking. Kies 1 taak, concentreer je erop en maak hem af. Zodra je zeker bent dat je alles hebt uitgevoerd, kan je aan de slag met de volgende taak. Zo zie je geen details over het hoofd en vergeet je ook niet wat je klant precies had gevraagd. 

Tip 3: Doe de moeilijkste taken op het moment dat je de meeste energie hebt!

Probeer voor jezelf uit te maken op welk moment van de dag je precies het meest energie hebt. Zodra je dat moment weet, kies je het als het moment waarop je de moeilijkste en de vervelendste taken uitvoert. Voor de meeste mensen is dat rond 11 uur in de ochtend. Maar het kan voor iedereen verschillen. Om zo effectief mogelijk gebruik te maken van je energie, moet je dat moment dus goed benutten. Handig om je mail nog even dicht te laten en eerst te beginnen aan een 'moeilijke taak'. Als je de dag hiermee begint en je kunt deze taak afvinken, start je meteen met een goed gevoel.

Tip 4: Verdeel grote klussen in kleine activiteiten

Grote taken, krijg je niet in 1 keer afgewerkt. Je verliest het overzicht en je krijgt geen rust in je hoofd. Daarom is het beter om ze op te delen in kleine, behapbare en concrete activiteiten.

Tip 5: Maak je bureau én hoofd leeg!

Ruim je bureau op en je zal zien dat werken al een stuk vlotter gaat. Discover the magic of a clean desk! Bovendien kan het kortetermijngeheugen gemiddeld 7 items onthouden. Schrijf daarom je to-do’s op en maak je hoofd leeg. Je kunt dit doen met een to-do notitielijst of een digitale takenmanager. Handig is ervoor te zorgen dat je overal toegang hebt tot je to-do-lijst en dat je een takenmanager kiest die bij jou past. Je zult merken dat je efficiënter werkt als je je taken noteert. Het houdt je hoofd leeg en je zult meer ontspanning ervaren. Overzicht geeft immers rust!

Tip 6: Zet je telefoon op stil als je bezig bent met belangrijke taken.

Mobieltjes kunnen enorme afleiders zijn, als je belangrijke taken moet uitvoeren, waarbij je een maximum aan concentratie nodig hebt. Zet je telefoon op stil als je geconcentreerd aan het werk wil zijn. Het is een gewoonte om meteen te reageren op elk belletje, piepje of tringetje. Uit onderzoek is gebleken dat we elke 11 minuten door iets worden afgeleid. Dat komt neer op 43 keer per werkdag opstarten. Focus kost tijd. Je hebt 5 à 20 minuten nodig om je opnieuw te kunnen focussen op datgene waarmee je bezig was, voordat je werd gestoord. Verspil je kostbare tijd dus niet!

Tip 7: Neem pauze!

Wist je dat je maar 2 uur lang écht geconcentreerd kan blijven? Zodra je langer dan 2 uur aan de slag bent, werk je al een stuk minder kwalitatief. Creatief zijn, lukt al helemaal niet meer. En je kunt je niet langer focussen op datgene waarmee je bezig bent. Gun jezelf op tijd een beetje rust. Haal bijvoorbeeld iets te drinken tussen twee taken in. Je geeft zo je hersenen even de tijd om op te laden. In een wat langere pauze kan een rondje fietsen of wandelen wonderen doen.

Tip 8: NEE is ook een antwoord.

Jazeker, je leest het goed. 'Nee' is ook een antwoord. Veel mensen hebben het moeilijk om assertief genoeg te zijn en opdrachten te weigeren. Maar soms is die extra taak ook écht geen haalbare kaart en weet je dat je in de problemen komt, als je die er nog bijneemt. Geef de reden, probeer je in te leven in de klant en kom eventueel met een alternatief. 'Nee' zeggen is uiteraard niet prettig, maar de voldoening achteraf, als je je deadline hebt gehaald, is het zeker waard.

Tip 9: Behandel je e-mail op 2 of 3 vaste momenten per dag.

Ken je dat gevoel? Dat je een hele dag niets anders hebt gedaan dan e-mails lezen en beantwoorden? Soms is dat niet echt een gevoel, maar een feit. En op zulke dagen ben je echt niet productief geweest. Las daarom maximum 2 of 3 vaste momenten in je dag in, waarop je enkel je e-mails checkt en beantwoordt. Op de andere momenten negeer je je berichten en focus je je enkel op de belangrijke taken. Word je gemakkelijk afgeleid? Zet dan de e-mailsignalen van je computer uit. Of sluit je mailbox af.

Tip 10: Beslis bij elke taak of je hem nu doet, plant, delegeert, archiveert of wist.

Er zijn 4 soorten taken:

• Belangrijk + dringend
• Belangrijk + niet dringend
• Niet belangrijk + wel dringend
• Niet belangrijk + niet dringend

Zodra je onderscheid hebt kunnen maken tussen deze 4 soorten, kun je beslissen wat je doet:

• Doen
• Delegeren
• Uitstellen
• Archiveren of wissen

Tot slot

Ik ben benieuwd welke tips jij voortaan gaat toepassen. Kun je nog wat extra begeleiding gebruiken bij je indeling van je dag, samen met je collega's? Dan is de training timemanagement wellicht iets voor jullie.