Heb je het gevoel dat er te weinig uren in een dag zitten? Heb je het permanent druk en heb je het gevoel dat je wordt geleid door de waan van de dag? Timemanagement is geen hogere wiskunde. Het draait om inzicht, bewustwording en discipline. In dit blogartikel geef ik je 10 tips voor een beter timemanagement. Lees ze, pas ze toe en ervaar het verschil!

Tip 1: Stel prioriteiten

President Eisenhower, ja de 34^e president van de Verenigde Staten, was een meester in het doen van de juiste dingen op het juiste moment. Hij was één van de meest productieve personen die deze aarde heeft bewandeld. Hij heeft een eenvoudige methode bedacht om prioriteiten te stellen: het Eisenhower model, waarin taken worden onderverdeeld in 4 categorieën:  

• Belangrijk + dringend
• Belangrijk + niet dringend
• Niet belangrijk + wel dringend
• Niet belangrijk + niet dringend

Zodra je onderscheid hebt kunnen maken tussen deze 4 soorten, beslis je wat je doet:

• Doen
• Datum geven (met andere woorden: plannen)
• Delegeren
• Dumpen

Tip 2: Doe 1 ding tegelijk en maak taken af

Mensen kunnen multitasken. Tenminste, als het eenvoudige handelingen zijn. Met andere woorden: je doet dingen als het ware op de automatische piloot. Simpele karweitjes waarvan je je niet bewust bent dat je ze tegelijkertijd aan het doen bent.

Je kunt maar één taak met je volle aandacht tegelijk doen. Als je steeds tussen twee taken wisselt die allebei veel aandacht vragen, ben je aan het switchtasken. Denk aan dit blog lezen en tegelijkertijd een vergadering bijwonen. Of telefoneren en een mail opstellen. De conclusie die we kunnen trekken is dat bij switchtasken de kans op fouten toeneemt. Ook kost het meer energie en concentratie én duurt het veel langer voor allebei de taken af zijn.

Dus kies 1 taak, concentreer je erop en maak hem af. Zodra je zeker bent dat je alles hebt uitgevoerd, kan je aan de slag met de volgende taak. Zo zie je geen details over het hoofd, lever je de kwaliteit die men van jou verwacht én krijg je meer op een dag gedaan.

Tip 3: Doe de moeilijkste taken op het moment dat je de meeste energie hebt

Op welk moment van de dag heb je de meeste energie en kun je je het makkelijkst concentreren? Zodra je dat weet, kies je dat als het moment waarop je de moeilijkste en de vervelendste taken uitvoert. Om zo effectief mogelijk gebruik te maken van je energie is het handig om je mail af te sluiten en te beginnen aan die ‘moeilijke taak’. Ben jij ’s morgens op je best? 2 vliegen in 1 klap, want als je de dag hiermee begint, kun je deze taak afvinken. Dat geeft voldoening!

Tip 4: Sluit je werkdag goed af

Je werkdag zit erop en je wilt het liefst zo snel mogelijk naar huis. Nog even snel dit afmaken en nog wat vergeten taken oppakken, bezorgen je een gevoel van chaos en stress. Plan daarom tijd om je dag slim af te sluiten en daardoor de volgende werkdag overzichtelijk op te kunnen starten. Hoe? Door deze 2 dingen te doen:

• Ruim je bureau op. Uit onderzoek van het McKinsey Global Institute in 2012 blijkt dat maar liefst 19% van onze werkdag verloren gaat aan het ‘verzamelen en zoeken van informatie’. Het is daarmee de op-één-na-grootste onnodige tijdvreter op kantoor! Sterker nog: managers besteden gemiddeld 6 weken (!) per jaar aan het zoeken naar papieren en digitale documenten. Ruim daarom op het einde van de dag je fysieke én digitale spullen op.
• Maak alvast een lijst van dingen die je morgen moet doen. Bekijk wat je vandaag allemaal voor elkaar hebt gekregen en wat er is overgebleven voor morgen. Op basis daarvan stel je je meest belangrijke taken voor de volgende dag op. Je prioriteert, houd je doelen helder en hebt een duidelijk beeld van de volgende dag. Zo help je jezelf niet alleen aan meer voldoening, maar ook meer motivatie in je werk! Én je voorkomt ook dat je gaat multitasken, dat kun je namelijk niet (zie tip 2).

Als je dit allemaal vastlegt aan het eind van je dag, is het uit je hoofd en neem je het niet mee naar huis om er ‘s avonds in je bed nog eens over te liggen piekeren óf er ‘s avonds nog aan door te werken. Zo sluit je je werkdag op een georganiseerde en positieve manier af en kun je de dag erna met een frisse start aan een nieuwe dag te beginnen.

Tip 5: Gebruik een simpel systeem

Je brein is niet gemaakt om dingen te onthouden. Het kortetermijngeheugen, wat ook wel het werkgeheugen wordt genoemd, heeft ruimte om zo’n 7 items onthouden. Wil je vervolgens iets nieuws onthouden, zal er iets moeten worden ‘weggegooid’. Gebruik daarom een eenvoudig systeem wat bij jou past. Schrijf je afspraken en to-do’s op en maak je hoofd leeg. Je kunt dit doen met een agenda en een to-do notitielijst, een digitale takenmanager, je telefoon of een groot planbord. 

In je agenda zet je alles wat tijdgebonden is, zoals afspraken en reistijd. In je takenlijst zet je de kleinere taken, zoals dingen waarop je wacht, dingen die je wilt bespreken of direct uit te voeren acties (zie tip 7.) Takenmanagerapps zorgen ervoor dat je lijstjes kan maken, waarmee je het overzicht behoudt. Mijn persoonlijke favoriet is ‘To do’.

Tip 6: Reken af met tijdverslinders

Wist je dat we elke 11 minuten en 26 seconden worden gestoord? En dat het na een onderbreking tussen de 5 en 20 minuten kost om je opnieuw te kunnen focussen op datgene waarmee je bezig was, voordat je werd gestoord? Kortom: tijd om af te rekenen met je grootste tijdverslinders.

Als voorbeeld onze mobiele telefoon. Mobieltjes kunnen enorme afleiders zijn als je belangrijke taken moet uitvoeren, waarbij je een maximum aan concentratie nodig hebt. Zet je telefoon op stil als je geconcentreerd aan het werk wil zijn, want het is een gewoonte om meteen te reageren op elk belletje of bliepje. Neem je telefooninstellingen eens kritisch onder de loep en laat je alleen al door je mobiel een stuk minder afleiden.

Tip 7: Verbeter je concentratie met de Pomodoro-techniek

Wil je je goed kunnen concentreren en meer werk gedaan krijgen? Wissel focus en rust dan met elkaar af. Probeer eens de Pomodoro-techniek. Het werkt als volgt:

• neem een kookwekker
• stel deze in op 25 minuten
• werk aan een (deel)taak tot de wekker gaat en zorg dat je niet wordt afgeleid
• neem 5 minuten pauze (microbreak)
• begin vervolgens opnieuw

De Pomodoro-techniek is maatwerk. De één kan zich bijvoorbeeld makkelijk 40 minuten achter elkaar concentreren, dan is het zonde om te stoppen als de wekker afloopt en je er net lekker in zit. Iemand anders haalt de 25 minuten wellicht niet en stelt de wekker beter in op 20 minuten per blok. Ga dus op zoek naar jouw interne kookwekker.

Verdeel grote klussen in kleine, behapbare activiteiten

Grote taken, krijg je niet in 1 keer afgewerkt. Je weet niet waar te beginnen, stelt taken uit, verliest het overzicht én krijgt chaos in je hoofd. Pas daarom de kaasschaafmethode toe; deel grote taken op in kleine, behapbare en concrete activiteiten. Werkt perfect in combinatie met de pomodoro-techniek.

Tip 8: Nee is ook een antwoord

Veel mensen vinden het lastig om assertief genoeg te zijn en nee te zeggen. Soms is die extra taak écht geen haalbare kaart en weet je dat je in de problemen komt, als je die er nog bijneemt. Durf ‘nee’ te zeggen.

Op een respectvolle manier nee zeggen, doe je als volgt:

• Zeg duidelijk ‘nee’
• Geef de reden
• Benoem het mogelijke gevoel voor de ander
• Geef eventueel een ander alternatief

Tip 9: Behandel je e-mail op een aantal vaste momenten per dag

Ken je dat gevoel? Dat je een hele dag niets anders hebt gedaan dan e-mails lezen en beantwoorden? Soms is dat niet echt een gevoel, maar een feit. En op zulke dagen ben je echt niet productief geweest. Las daarom een aantal vaste momenten in je dag in, waarop je enkel je e-mails checkt en beantwoordt. Op de andere momenten negeer je je berichten en focus je je enkel op de belangrijke taken. Wil je niet afgeleid raken? Zet de pop-up van nieuwe e-mail uit. Of sluit je mailbox volledig af. In het begin zal dit onwennig zijn, maar op het einde van de dag heb je meer werk kunnen verzetten en dat geeft rust.

Tip 10: Goede gewoontes maken het verschil

Door gebruik te maken van vaste gewoontes en routines hoef je minder beslissingen te nemen en gaan we spaarzaam om met de batterij van ons brein. Leg bijvoorbeeld spullen op een vaste plek, maak checklists voor de dingen die je vaker doet, gebruik de zoekfunctie in je programma’s. Voordat je het weet hebben je hersenen bepaalde taken geautomatiseerd en hoef je minder beslissingen te maken.

Hulp nodig? 

Kun jij wel wat extra begeleiding gebruiken bij je indeling van je dag? Schrijf je in voor training of coaching op gebied van timemanagement en planning. Neem gerust vrijblijvend contact op om je wensen te bespreken.